Zakład Usług Archiwalnych Składnica Sp. z o.o.

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USLUG
(opracowany na podstawie Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

Zakład Usług Archiwalnych Składnica Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Mickiewicza 15, 57-500 Bystrzyca Kłodzko, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym numer KRS 000231855, NIP 8811436296, REGON 020062540. Kapitał Zakładowy Spółki wynosi 60 000 złotych. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, uzyskała wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych wymagany do wykonywania działalności, o której mowa w art. 51 a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – ZAŚWIADCZENIE nr 7/2005 r Wojewody Dolnośląskiego z dnia 31 maja 2005 r. (znak: SP.KM.7014/7/05). Miejscem wykonywania działalności objętym wpisem jest siedziba spółki w Bystrzycy Kłodzkiej, ul Mickiewicza 15.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejszy regulamin określa w szczególności 1) zakres świadczonych usług; 2) zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowanie i przechowywanie 3) ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi; 4) miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania; 5) tryb przyjmowania interesantów; 6) sposób i terminy udostępniania dokumentacji; 7) wysokość opłat pobieranych za usługi; 8) procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji

II. ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG

1. PORZĄDKOWANIE, TWORZENIE ORAZ OPIEKA NAD ARCHIWAMI ZAKŁADOWYMI – organizacja pomieszczenia przeznaczonego na archiwum zakładowe – składnicę akt (przystosowanie istniejącego lub urządzenie nowego zgodnie z istniejącymi wymogami) – udzielanie instrukcji informacji oraz wskazówek mających na celu zapewnienie właściwego funkcjonowania archiwum po jego uporządkowaniu uwzględniając obowiązek właściwego gromadzenia, klasyfikowania, przechowywania, ewidencjonowania i odpowiedniego zabezpieczenia powstałej i powstającej w wyniku działalności dokumentacji aktowej – porządkowanie dokumentacji wytwarzanej przez jednostkę organizacyjną poprzez jej klasyfikację i kwalifikację za względu na okresy przechowania zgodnie z obowiązującym wykazem akt – opracowanie i zewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, a po upływie określonego okresu przechowania przekazanie materiałów do archiwum – brakowanie dokumentacji nie archiwalnej po dokonaniu oceny przydatności do celów praktycznych, po uzgodnieniu i na podstawie zezwolenia wydanego przez właściwe terytorialne archiwum państwowe

2. PRZECHOWYWANIE AKT LIKWIDOWANYCH, UPADŁYCH PODMIOTÓW ORAZ PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ – przechowywanie akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami po uzgodnieniu strony formalno – prawnej na podstawie umowy i na warunkach w niej określonych przez obie strony – obsługa powierzonych zasobów dokumentacji przez ich należyte zabezpieczenie, zewidencjonowanie, brakowanie w uzgodnieniu z archiwum państwowym, udostępnienie osobom uprawnionym do nadzoru i kontroli oraz wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i zaświadczeń.

III. ZASADY PRZYJMOWANIA DOKUMENTACJI NA PRZECHOWANIE, JEJ EWIDENCJONOWANIE I PRZECHOWYWANIE

1. Podstawą przyjęcia dokumentacji na przechowanie jest umowa cywilno prawna podpisana przez strony, w oparciu o spisy zdawczo-odbiorcze.

2. Spisy zdawczo odbiorcze sporządzone są w sposób jednoznacznie identyfikujący rodzaje przekazywanej dokumentacji (osobne dla akt osobowych, osobne dla list płac) oraz w sposób umożliwiający natychmiastowe odszukanie potrzebnych dokumentów. 3. O przyjęciu dokumentacji Zakład powiadamia Archiwum Państwowe we Wrocławiu oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto zamieszcza informację w internetowej bazie „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”

IV. OGÓLNE ZASADY ZABEZPIECZENIA DOKUMENTACJI PRZED OSOBAMI NIEUPRAWNIONYMI

1. Archiwum posiada wysokiej jakości zabezpieczenia techniczne, gwarantujące pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów

2. Przy czynnościach polegających na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeni dokumentacji osobowej i płacowej zatrudniamy wyłącznie osoby posiadające odpowiednie specjalistyczne wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe ( zgodne z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. Dz.U. nr 68 poz. 596 w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców).

3. Wszyscy pracownicy archiwum posiadają zaświadczenia o odbytych szkoleniach w zakresie ochrony danych.

4. Dokumentacja jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.

5. Budynki będące siedzibą są własnością spółki , zostały przystosowane do działalności archiwalnej, spełniają wszelkie wymagania w zakresie bezpiecznego przechowywania dokumentów i są wyposażone między innymi w; – instalację alarmową – instalację p-poż – sieć komputerową – instalację ogrzewania – monitoring zakładu

6. Budynki i pomieszczenia spełniają wszelkie wymogi nałożone Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.

V. MIEJSCE ŚWIADCZENIA USŁUG ORAZ TERMINY ICH WYKONANIA

1. Miejscem świadczenia usług w zakresie przyjmowania interesantów, przechowalnictwa dokumentacji jest siedziba spółki w Bystrzycy Kłodzkiej przy ulicy Mickiewicza 15,

2. Udzielanie informacji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów, kopii odbywa w siedzibie Zakładu - biurze dla interesantów

3. Przyjmowanie interesantów odbywa się codziennie w dni robocze w siedzibie Spółki

4. Dokumenty są udostępniane zarówno osobom fizycznym działającym we własnym imieniu jak i będącym upoważnionymi przedstawicielami podmiotów zainteresowanych. 5. Przechowywana dokumentacja jest również wypożyczana na zewnątrz osobom i podmiotom uprawnionym np.: dla potrzeb sądu.

VI. TRYB PRZYJMOWANIA INTERESANTÓW, I TERMINY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI

1. Dokumentację przechowywaną w składnicy akt oraz kopie tych materiałów udostępnia się w składnicy akt w dni robocze codziennie w godzinach od 8:00 do 14:00.

2. Zezwolenie na korzystanie z materiałów udziela Prezes Zarządu na wniosek zainteresowanego urzędu, instytucji lub osoby.

3. Osoba pragnąca uzyskać zezwolenie składa wniosek, w którym zobowiązana jest wykazać: – interes prawny do korzystania z dokumentacji – cel wykorzystania dokumentacji – zakres potrzebnych materiałów

4. Na zgłoszeniu Prezes Zarządu zamieszcza decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych.

5. W przypadku odmowy należy pisemnie o tym powiadomić zainteresowany urząd, instytucję lub osobę z podaniem krótkiego uzasadnienia

6. Od decyzji Prezesa w sprawie odmowy udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych względnie warunków korzystania z nich służy odwołanie do Dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

7. Wnioski i wydane zezwolenia ewidencjonowane są w rejestrze Spółki

8. Po uzyskaniu zezwolenia osoby uprawnione do korzystania z materiałów niearchiwalnych – zwane dalej użytkownikami zamawiają materiały w ramach udzielonego zezwolenia pisemnie na jeden dzień naprzód, lub nadsyłają zamówienie wcześniej pocztą, w uzasadnionych wypadkach (pilna potrzeba, przyjezdny) użytkownik może je otrzymać w dniu złożenia zamówienia.

9. Użytkownik może zamówić jednorazowo do 10 jednostek archiwalnych; dla przyjezdnych lub w przypadkach uzasadnionych liczba zamówionych jednostek powinna być za zgodą Prezesa zwiększona.

10. Użytkownik powinien zawiadomić kierownika sekretariatu o zakończeniu korzystania z materiałów lub o przerwaniu pracy na okres dłuższy niż tydzień, w przypadku nie zgłoszenia przerwy dokumentacja zostanie przekazana do magazynu.

11. Przerwa w korzystaniu z materiałów dłuższa niż jeden miesiąc powoduje wygaśnięcie ważności zezwolenia.

12. Użytkownik ma prawo: a. korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy archiwalnych potrzebnych do pracy, b. zamawiać w biurze składnicy (na koszt własny) kserokopie materiałów w zakresie udzielonego zezwolenia.

13. Użytkownik obowiązany jest: a. zapoznać się z niniejszym regulaminem i stosować się do niego b. zwracać materiały każdego dnia po pracy do rąk sekretarz biura

14. Użytkownikowi nie wolno: a. zmieniać porządku w układzie wykorzystanych materiałów, zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek, uwag i znaków. b. sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach. c. udostępniać archiwaliów innym użytkownikom biura ani pozostawiać materiałów na stołach po zakończeniu pracy, d. przynosić do biura teczek i paczek e. w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępnione materiały

15. Nieprzestrzeganie przez użytkownika regulaminu, niestosowanie się do warunków udzielonego zezwolenia a także stwierdzenie, że użytkownik wykazuje brak przygotowania do samodzielnych badań dokumentacji może spowodować cofnięcie zezwolenia na korzystanie z materiałów.

16. Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora, który złożył w składnicy akt dokumentację likwidowanej jednostki, Spółka może wydać oryginały żądanej dokumentacji poza składnicę akt. Wniosek winien jednak zawierać zobowiązanie zwrotu dokumentacji po wykorzystaniu, w terminie nie późniejszym niż przed datą ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego. Zarówno wniosek, jak i protokół zdawczo-odbiorczy wydanej dokumentacji podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrze Spółki.

17. Zgodę na wydanie dokumentacji poza składnicę akt wydaje Prezes Zarządu.

18. Byłym pracownikom jednostek których dokumentacja złożona została w składnicy akt kancelaria wydaje kopie dokumentów i zaświadczenia wyłącznie na podstawie złożonego pisemnego wniosku według wzoru obowiązującego w ZUS

19. Celem uzyskania dokumentów ze składnicy akt drogą korespondencyjną należy skontaktować się z sekretariatem telefonicznie i podać adres pocztowy do korespondencji. Sekretariat prześle wnioskodawcy formularz wniosku niezwłocznie po zgłoszeniu zapotrzebowania.

20. Akta osobowe dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom, których dokumentacja dotyczy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celach emerytalno-rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadku przewidzianym prawem

21. Wydane odpisy i kopie są potwierdzone przez upoważnionego pracownika archiwum i zarejestrowane. Numer i znak rejestru jest uwidoczniony na wydanym wypisie lub kopii.

22. Dokumenty należy obierać osobiście lub przesyłane są za pośrednictwem poczty.

23. Pytania o przechowywane akta należy kierować do Archiwum telefonicznie, faksem, e- mailem, listownie lub osobiście 24. Zatrudnienie kompetentnej kadry gwarantuje sprawną i profesjonalną obsługę interesantów

VII. WYSOKOŚĆ OPŁAT POBIERANYCH ZA USŁUGI

Cennik Usług dla Kwerend pracowniczych;

1. Sporządzenie kopii świadectwa pracy – 17 zł.

2. Sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt. 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – 4 zł.

3. Sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac – 4 zł

4. Sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę – 35 zł.

5. Sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia za każdą rozpoczętą stronę – 8zł.

6. Sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) – 4zł. Łączna opłata od jednorazowego złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł Podstawa Prawna: Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowania (Dz. U. nr 28, poz. 240)

VIII. PROCEDURY DOTYCZĄCE BRAKOWANIA I NISZCZENIA DOKUMENTACJI

1. Akta przeterminowane są niszczone na podstawie zgody udzielonej pisemnie przez oddział Archiwum Państwowego we Wrocławiu w uprawnionych jednostkach specjalistycznych. 2. Na życzenie klienta z którym zawarto umowę o przechowanie, protokół zniszczenia przekazuje się zainteresowanym.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Do wykonywania działalności stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące przechowywania, z wyłączeniem art. 844 § 2. 2. W sprawach nie objętych niniejszym regulaminem obowiązują przepisy prawa, a w szczególności wymienione we wstępie Akty Prawne. 3. Spółka zobowiązana jest do udostępnienia niniejszego regulaminu w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci.

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG

KONTAKT